Szkennelés után automatikusan induló folyamat
A cégek életében gyakran felmerülő probléma a papír alapú dokumentumok kezelése.
Az esőerdők megőrzése a következő generáció számára csak az egyik – nem elhanyagolható jelentőségű – aspektusa a kérdésnek.
Az óriás papírhalmazok rendszerezése, iktatása, tárolása, visszakeresése a növekvő mennyiséggel arányosan egyre nagyobb nehézséget jelent a vállalatoknak. Ezt a terhet könnyíti meg az általunk kialakított, szkennerrel összehangolt dokumentumkezelő rendszer.
Hogyan működik a folyamat-automatizálás?
A lapolvasóba behelyezzük a dokumentumot, majd elég egyetlen gombnyomás, a papír máris elektronikus formában éli tovább az életét. A digitális másolat könnyen továbbítható a megfelelő mappákba, ahonnan azonnal elérhetővé válik több munkatárs számára párhuzamos vagy közös munkavégzésre, de lehetőség van arra is, hogy egyetlen kolléga foglalja le magának, azalatt pedig senki más ne kontárkodjon bele. A dokumentum virtuális margójára írt bejegyzések mindenki számára láthatóak a rendszerben, nincs szükség a fénymásolt anyagokon végzett munkák és megjegyzések utólagos összefésülésére. Megadható a szkenneléssel rendszerbe kerülő dokumentumok típusa: a cég tevékenységének megfelelően választhatunk számla, ajánlat, szerződés, jegyzőkönyv, meghívó, stb. között – a dokumentumkezelőben igény szerint bármilyen címkével elláthatjuk az iktatott anyagokat. További folyamatautomatizálás meghatározásával konkrét teendőkön és lépéseken is végigvezethetjük a kollégákat, így könnyítve a munkájukat és csökkentve a hibázás lehetőségét. (Konkrét példa a folyamatautomatizálás működésére egy ajánlatadási esettanulmányunk.) A visszakeresés megkönnyítésére további címkékkel (ún. „tagekkel”) jelölhetjük meg a dokumentumokat, így utólag pillanatok alatt könnyedén előkeríthető a szükséges anyag. Kereshetünk szerző, dátum, mappa, témakör, dokumentumtípus szerint, láthatjuk, hogy ki szkennelte, módosította a dokumentumot, éppen melyik munkatárs dolgozik rajta; hozzárendelhetjük kollégához, ügyhöz, témához, partnerhez vagy céghez az adott elektronikus példányt.
Az átláthatatlan papírhalmazok kora a múlté. Nagyszerű képességekkel felvértezett nyílt forráskódú szoftverekkel a dokumentumkezelés szinte gyerekjáték.
