A szerz_febr4_bela_c_jav6_valt12_vegleges9.doc nevű szörnyeteg esete a DMS-sel
XY vállalat budapesti kirendeltsége. Fáradt kolléganő küzd egy ki-tudja-hányszor továbbküldött, ezerszer átkeresztelt, félelmetes óriáskígyóvá duzzadt elnevezésű dokumentummal. Két hete éppen fele ennyi karaktert használtunk a címhez. Előtte két héttel még követni is tudtuk. Egy hónappal azelőtt pedig még csak az ártatlan szerz_febr4.doc néven feküdt szelíden az Autókölcsönzés tárgyú email csatolmányában. Percekkel azelőtt született és Katika, a főnök jobbkezének monogramját viselte. Mindössze ennyi, amit biztosan tudunk róla.
Hogy került bele a “bela_c”?!
Elsőként Béla talált benne valami javításra szorulót. Béla ilyen, mindig talál valamit. Beleírt és átnevezte szerz_febr4_bela.doc névre. Szegény ajánlat további sorsát innentől kezdve jótékony homály fedi. Talán Katika javította át, de lehet, hogy a szemüveges srác a bérszámfejtésről. Sosem szól, csak belenyúl. Néha ügyesen. Néha nem.
További változatok bukkantak fel, némelyik elszáradt oldalág lett csupán, mások új erőre kaptak és kiszorították az eredeti változatot – sikeresebb túlélési stratégiát választva az evolúció rögös útján. Megjelent a 6. javítás, aztán a 6. javítás 7. változata, végül a végleges verzió. Majd a végleges2. És a végleges3. Egészen 9-ig. Az a végleges.
Ha elő akarjuk keríteni a korábbi változatokat, egy részük biztosan ott bújkál a céges email szerveren. Katika, Béla, a szemüveges bérszámfejtő és a szeleburdi recepciós csaj bizonyíthatóan fellelhetőek a levelezésben. Béla sajátgépén van egy köztes példány és a főnök is lementett magának egyet a 8-as változatból. Az utolsó előtti változat a lomtárból kerülne elő. Senki nem tudja, ki törölte ki.
Bezzeg, ha lenne egy dokumentumkezelőnk… Ahol egyetlen példányban létezne a Szerződés.doc, a mindenkori legfrissebb verzióban. És amikor valaki dolgozik rajta, lefoglalná, hogy más addig ne nyúlhasson bele. És az összes korábbi változat is ugyanoda lenne feltöltve, mindegyik a saját dátumával, szerzőjével, verziószámával. Visszakereshető módon, megnyithatóan, tisztán, áttekinthetően. És ez a dokumentum az Autókölcsönzés projekthez rendelődne a CRM-ben, lévén, hogy ez ügyben született.
Ha lenne egy ilyen pöpec dokumentumkezelőnk… Megszűnnének ezek a szörnyű fájlnevek. Tudnánk, hogy mit hol keressünk.
Csak DMS-nek hívnánk magunk között… Déemes.
Ha lenne ilyenünk…
