DMS – A dokumentum menedzsment részletesebben
A dokumentumkezelő rendszerben minden dokumentumról a cég üzleti modelljét tükröző „metaadatok” (leíró adatok) tárolódnak. A metaadatok alapján a dokumentumok tetszőleges üzleti metszetben könnyen visszakereshetőek.
A rendszer az alábbi funkciókat biztosítja
Egymáshoz tartozó dokumentumok összekapcsolása:
- egy projekt minden összetartozó dokumentuma, szerződések és mellékleteik, nyers és aláírt példányok, ajánlatok, tervezetek, e-mailek és mellékleteik, jegyzetek, stb. – minden egy helyen
Összetett töredékszavas keresés az összes metaadatra és a dokumentumok tartalmára:
- az indexelt anyagok belsejében tetszőleges kifejezésre rákereshetünk, a címek, címkék és kategóriák között is gyerekjáték megtalálni bármilyen szövegrészt
Csoportmunka-támogatás:
- lehetőség van a dokumentumok közös kezelésére, szerkesztésére; adott dokumentumra való hivatkozás elküldésére, így magát (az akár több megabyte méretű) dokumentumot nem kell csatolnunk, ezáltal nem terheljük a mail szervert
Felhasználói jogosultságok dokumentumokhoz kapcsolása:
- engedélyek létrehozása a hozzáféréshez, megtekintéshez vagy szerkesztéshez – mindez akár meglevő címtárakból csoportosan is megadható
OpenOffice integráció:
- a nyílt forráskódú, ingyenes irodai programcsomag összehangolása a dokumentumkezelővel, hogy a szöveges és táblázatos anyagokat ebben szerkeszthessük
Beépített PDF megjelenítő:
- a küldött és kapott PDF formátumú anyagokat egy gombnyomással megjeleníthetjük, nincs szükség külső program integrációjára
Verzió- és tranzakció-követés:
- bizonyos dokumentumok (pl. ajánlatok) különböző verzióinak és a verziókon belüli változatoknak hatékony nyomon követése: megtudhatjuk, hogyan változtak az adott ajánlatok, ki mikor mit írt bele, azonnal látható, hogy az adott ajánlatnak hány változatát küldtük ki és mikor, melyik a legfrissebb verzió és az kinél járt utoljára
Ajánlatok, szerződések készítése, jóváhagyása:
- meghatározott módon készíthetünk anyagokat, amik egységesen tartalmazzák az előre definiált, dokumentum-típustól függő formátumokat, címkéket
Tervdokumentációk, rajzok, fotók, videó- és hanganyagok tárolása metaadatokkal:
- nem csupán szöveges dokumentumokat, hanem bármilyen formátumú digitális anyagot felvehetünk, címkézhetünk, visszakereshetünk
Bejövő számlák utalványozásra történő jóváhagyása és könyvelésre küldése:
- a hivatalos papírok digitális életútjának minden szakasza szabályozható, időzíthető, emlékeztetőket, automatikus folyamatokat állíthatunk be hozzájuk, így minden kontrollálható és precízen követhető.
A DMS-hez kapcsolódó könnyed hangvételelű Blogbejegyzésünket itt olvashatja.
